Đợt Covid-19 đầu tiên tại Việt nam đã làm cho không ít doanh nghiệp và người lao động phải lao đao. Tất cả vừa mới bắt đầu khởi động và đang trên đà bắt nhịp phát triển trở lại thì đợt Covid-19 lần 2 bùng phát, nhiều sự kiện của các đơn vị đã lên kế hoạch tổ chức đều phải dừng lại. Nhưng vẫn có nhiều sự kiện nhờ bắt kịp xu thế công nghệ, phối hợp chặt chẽ với các đơn vị tổ chức sự kiện theo hình thức tổ chức sự kiện ảo (Virtual Event) nên đã tiết kiệm được một khoản lớn kinh phí và vẫn trụ vững, vượt bão virus Corona để tiếp tục thực hiện các kế hoạch, chiến lược kinh doanh của mình.
Vậy sự kiện ảo – Virtual Event là gì?
Khái niệm “Virtual Event” hay “Sự kiện ảo” có thể vẫn còn xa lạ với đại đa số người Việt, nhưng thật ra, đây là công nghệ đã tồn tại từ rất lâu và được ứng dụng bởi nhiều nhãn hàng lớn trên khắp thế giới, như: Sony, Amway, Apple…
Virtual Event là một dạng sự kiện trực tuyến mà mọi người tương tác với nhau thông qua môi trường ảo thay vì cùng gặp gỡ trực tiếp tại một địa điểm thực tế. Virtual Event có sự kết hợp giữa nhiều nguồn hình thức dữ liệu/ hình ảnh/ video… nhằm giảm tối đa sự tiếp xúc và các hoạt động tụ tập đông người.
Virtual Event hiện nay có 2 hình thức tổ chức:
1) Sự kiện kết hợp giữa ghi hình phát trực tiếp và xen kẽ các nguồn tư liệu có sẵn trên các nền tảng truyền thông xã hội: Live (trực tiếp) – 70%, Recorded (đã ghi hình) – 30%
2) Sự kiện ghi hình biên tập và phát lại dưới hình thức live (Recorded 100%)
Tùy theo tính chất và nội dung cần truyền tải mà các công ty có thể linh hoạt chọn lựa hình thức phù hợp nói trên.
Các sự kiện ảo thường được tổ chức và truyền thông trên các nền tảng mạng xã hội, phổ biến là Facebook và YouTube. Bên cạnh đó, đối với các sự kiện có tính chất đặc thù, mang tính bảo mật cao như đào tạo nhà phân phối, huấn luyện nội bộ tập đoàn… doanh nghiệp có thể xây dựng một microsite mới – gọi là Landing Page, độc lập với website chính, chuyên cập nhật mọi tin tức liên quan đến sự kiện để người xem có thể theo dõi và tìm kiếm thông tin dễ dàng.
Landing Page này cũng có thể liên kết với Facebook, YouTube… để tạo nên một hệ sinh thái chặt chẽ, góp phần hỗ trợ mạnh mẽ cho hoạt động truyền thông.
Những yếu tố nào để Virtual Event thành công?
Có rất nhiều yếu tố để quyết định sự thành công của một sự kiện ảo, gồm 7 tiêu chí sau đây:
1. Lập kế hoạch kỹ lưỡng
Dù lớn hay nhỏ, dù online hay offline (qua mạng hay trong đời thực), mỗi sự kiện đều nên được tổ chức theo một kế hoạch, chiến lược cụ thể. Xác định mục tiêu và concept (chủ đề) tổng, từ đó lên chi tiết các hạng mục cần thực hiện.
Trước khi tổ chức một Virtual Event, bạn cần trả lời được những câu hỏi sau:
– Thông điệp bạn muốn truyền tải là gì?
– Sự kiện sẽ được phát trực tiếp, hay ghi hình trước?
– Nội dung, tin tức về sự kiện sẽ được hiển thị ở đâu? Các nền tảng nào sẽ được ứng dụng để truyền thông?
– Đối tượng hướng đến là ai?
– KPIs bạn muốn đạt được là gì?
2. Đội ngũ vận hành chuyên nghiệp
Nhằm đảm bảo hiệu quả, Virtual Event cũng đòi hỏi phải có đạo diễn sân khấu, đạo diễn hình ảnh, đội ngũ kiểm soát hiệu ứng sân khấu và sản xuất hình ảnh giả lập, đội quay phim chụp ảnh cùng rất nhiều nhân sự ở các vị trí khác nhau…
Phía sau những hình ảnh lung linh cần có một đội ngũ vận hành chuyên nghiệp
3. Chọn thời điểm phù hợp
Chọn ngày và giờ phù hợp để tổ chức sự kiện là một trong những nhiệm vụ tối quan trọng.
Trước khi xác định thời điểm, bạn nên làm một nghiên cứu nho nhỏ: Hãy đảm bảo rằng không có các sự kiện cạnh tranh trực tiếp hoặc ngày lễ đặc biệt khiến số lượng người xem bị hạn chế.
Ngoài ra, bạn nên phân tích dữ liệu của nền tảng sẽ sử dụng để xác định thời gian số lượng người truy cập đạt mức cao nhất.
4. Truyền thông bài bản
Trong thế giới số cạnh tranh khốc liệt, khó có thể “hữu xạ tự nhiên hương”. Bạn đã dày công chuẩn bị một sự kiện hoành tráng, thì hãy quảng bá nó một cách tốt nhất có thể.
Chọn một đặc điểm “đỉnh”, ví dụ: nội dung hot, diễn giả nổi tiếng, ưu đãi khi tham gia sự kiện… để truyền thông thu hút người xem.
Ngoài ra, hãy chia sẻ những thông tin chi tiết về sự kiện qua email và các nền tảng mạng xã hội. Việc này nên bắt đầu tiến hành trước ngày tổ chức từ 2-3 tuần, và thực hiện xuyên suốt đến ngày diễn ra sự kiện.
5. Chuẩn bị trước cho các tình huống trục trặc về mặt kỹ thuật
Kiểm tra thật kỹ đường truyền internet – xương sống kỹ thuật của toàn bộ chương trình. Bên cạnh đó, bạn nên chuẩn bị sẵn một vài phương án dự phòng trong trường hợp có file bị lỗi.
Tốt nhất, hãy nên có một buổi diễn tập trước để sớm phát hiện ra vấn đề.
6. Chuẩn bị công tác hướng dẫn
Không phải tất cả những người sẽ tham dự sự kiện đều rành công nghệ, vì thế soạn thảo sẵn một bản hướng dẫn hoặc luôn có đội ngũ hỗ trợ trực chiến sẽ giúp sự kiện của bạn nâng cao tính chuyên nghiệp và giúp người xem thêm phần an tâm.
7. Tăng tính tương tác cho chương trình
Người xem sẽ dễ cảm thấy nhàm chán nếu chương trình chỉ tập trung vào chia sẻ của diễn giả. Hãy tạo các tình huống, câu hỏi để kích thích người xem tương tác trực tiếp.
Bạn có thể sử dụng các bảng khảo sát hoặc tổ chức một vài minigame, không khí chương trình sẽ sôi động hơn rất nhiều. Đừng quên đề nghị người tham gia gửi lại đánh giá để làm cơ sở tổ chức các hoạt động tiếp theo.
Với mỗi Virtual Event, tất cả các yêu cầu trên đều là quy tắc thực hiện nhà tổ chức và đơn vị phối hợp thực hiên.
Công ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ VTC là đơn vị có kinh nghiệm và cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ảo chuyên nghiệp toàn quốc với những công nghệ tiên tiến và hiện đại cùng đội ngũ chuyên gia có kỹ thuật chuyên môn giỏi sẽ tư vấn cho Quý khách phương án tối ưu để tổ chức các sự kiện ảo đạt được kết quả cao nhất, tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều so với hình thức tổ chức sự kiện theo kiểu Offline.
Mọi liên hệ & cần tư vấn về dịch vụ tổ chức sự kiện ảo, vui lòng liên hệ:
– Hotline: 08.88.18.6788
– Email: [email protected]
– Fanpage: Facebook.com/VTCCo.vn